Proyectos, riesgos y errores

Llevo  un par de meses trabajando en un nuevo proyecto que en muchos aspectos supone un desafío interesante, se entremezcla modelos de gestión abiertos, técnicas de trabajo colaborativas, y como no, tecnología…

Realmente me apasiona, me siento como un niño con un juguete nuevo y las personas de mi entorno cercano soportan charlas, cuasi monólogos, con bastante asiduidad, por lo que aprovecho para agradecerles su apoyo. Pero hoy, mientras trabajaba en el desarrollo de diferentes ideas, ha venido a mi uno mis fantasmas del pasado, uno de mis primeros errores. Es cierto que debemos pensar en el fracaso con un medio para aprender de nuestros errores y reforzados en nuestra sabiduría alcanzar el éxito… Sin duda esa debe ser la actitud frente a los errores, pero como dicen algunos expertos “Equivocarse es una putada, y más cuando quien yerra eres tú”. Todos nos equivocamos, y no es agradable, y la primera vez puede que duela más.

Un buen producto, un proyecto fracasado

Mi primera vez fue en un proyecto de reingeniería de procesos el cual lideraba, de hecho era la primera vez que lideraba. El alcance era replantear procesos y tecnologías para favorecer la gestión del conocimiento dentro de la organización. Era una demanda lógica, era viable mejorar la eficiencia de muchas actividades a través del diseño de unos procesos para que en su ADN tuviesen como característica inherente absorber el conocimiento generado en el día a día, explicitarlo y ponerlos a disposición de la organización para su reutilización.  Plateamos un modelo conceptual, con sus virtudes y carencias, pero que mejoraba la gestión y simplificaba muchas tareas. Aprovechando los roles definidos por el departamento de RR.HH, y con la elaboración de un mapa de conocimiento a través del análisis de procesos y repositorios, cualquier trabajador disponía de la información necesaria para desempeñar sus actividades gracias a su rol dentro de la organización. Esto suponía que ante una promoción (vertical u horizontal) con el sólo cambio de su rol en el sistema de información, permitiría acceder al empleado al nuevo saber que le correspondía, ahorrando tiempo en  preguntas y quebraderos de cabeza. Incluso ya planteábamos por aquel entonces, algo bastante novedoso, la integración de dispositivos móviles (el primer iPad) como canal de acceso.

La propuesta era bastante interesante, mejorable, pero sin dudas suponía una mejora ante la situación de partida. En la práctica fue un fracaso. En aquel entonces, era más joven y culpaba a la organización por no entender el avance que suponía el nuevo modelo. Sin duda ese fue mi gran error, y a día de hoy, más viejo, soy más crítico con las causas del  no existo, algunas internas al proyecto y otras externas. Sobre las internas, las que cometí como responsable, creo que podrían resumirse en la inadecuada gestión del cambio. No supe transmitir el valor diferencial que suponía en el día a día utilizar las herramientas normalizadas y los repositorios oficiales, y puede que en parte es porque  no hicimos participe a distintos trabajadores, principalmente a los responsables de los procesos en la actividad de creación del nuevo modelo. Esto supuso que se sintieran amenazados, obligados a utilizar algo de lo cual no había formado parte y cuyo fin era capturar su conocimiento para enlatarlo en los servidores corporativos.

Paradójicamente, teníamos un producto que cumplía con los requisitos del cliente, lo que nos hacía pensar en un éxito, no era así. Realmente, lo que teníamos era un producto, técnicamente interesante, pero que principalmente atendía a una iniciativa, de quien considerábamos el único interlocutor con potestad, pero sin tener en cuenta (todo lo necesario) a los usuarios que realmente con su aceptación o rechazo del nuevo modelo determinarían el éxito de nuestra iniciativa. Desgraciadamente, por aquel entonces no supimos llegar a un entendimiento, por lo que el proyecto en un primer momento quedó congelado, y que finalmente se replanteó su alcance, llevándolo a un nivel mucho más acotado. Y es que la cruda realidad, es que todos cometemos los errores.

Los errores sobrevuelan nuestra cabeza, esperando su momento.

Lo que realmente marca la diferencia entre el éxito y el fracaso, es el hecho de si hemos conseguido minimizar esos posibles fallos a través de un análisis previo de los riesgos que nos pueden acaecer, pues como hemos dicho a nadie nos gusta equivocarnos, supone una pérdida de tiempo, de energía, de recursos y en algunos casos tiene un impacto emocional. Y en el caso de que ese error, sea inevitable, tenga nuestro nombre o el nombre de algún miembro de nuestro equipo, contar con los mecanismos, planes, y herramientas será esencial para hacerles frente. En este nuevo proyecto, sé que van a producir contratiempos, errores, fallos… sería una fantasía pensar que no va a ser así. Eso no significa que el proyecto, o el equipo no funcionen, sino que somos conscientes de que hemos iniciado una actividad que atañe riesgos e incertidumbres, a los cuales debemos ser capaces de anticiparnos y  de hacerles frente.

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