La creación de contenidos y la gestión del conocimiento

El pasado domingo fue uno de esos días donde al sol, disfrutaba de un café y de una grata compañía. La mayoría de los contertulios pertenecían al sector de la educación, y no tardaron en aparecer conversaciones relacionados con su profesión. La labor del personal docente/investigador, requiere una dualidad profesional interesante.

Por un lado la cara más conocida, la de docente. Encarar la formación y aprendizaje de la nueva generación que a corto y medio plazo se incorporará al mercado laboral dando apoyo a los perfiles senior y trayendo nueva sabia que oxigena a las organizaciones, y que poco a poco, cuando llegue el largo plazo deberá dirigir los cambios, las innovaciones, y la toma de decisiones de nuestro día a día. Por otro lado, la faceta de investigador, crear nuevo conocimiento que en primera instancia se convertirá en una publicación científica pero que poco a poco se irá filtrando a través de conceptos impartidos en la universidad, en libros de texto de otros niveles educativos, de alianzas con empresas privadas para la innovación de productos y servicios… porque en la investigación radica el germen que alimenta nuestro progreso. Ambas tareas son complejas, requieren dedicación y esfuerzo.

No obstante, en este sector existen diversos modelos de negocio públicos y privados, donde algunos están orientados exclusivamente a una de estas áreas, otros con opciones de especialización en docencia o en investigación y otros donde sea necesario desarrollar ambas disciplinas. En este último caso, no es de extrañar que se genere cierto estrés en los trabajadores, pues en ocasiones la dedicación a ambas disciplinas puede generar conflictos para alcanzar todos los objetivos. Este hecho puede agravarse en función de cómo es gestionado el conocimiento. Concrétamente, me llamo la atención el proceso relacionado con la definición y elaboración de los contenidos de las asignaturas.

En ocasiones, la estructura y contenidos de las asignaturas estaban muy ligadas al docente o docentes que la impartían. Evidentemente tiene sentido que la persona que se encarga de transmitir ese conocimiento, lo customice acorde a sus criterios como profesional cualificado. Pero una ineficiente gestión del conocimiento puede provocar que un cambio de docente podía determinar la redefinición completa de la asignatura, lo que suponía para el profesor dedicar un tiempo excesivo en la preparación del material cuando en la organización ya se había dedicado tiempo para dicha actividad, tiempo que resta a la disponibilidad para la realización de otras actividades, como la investigación. A un supra nivel, la organización tendría que en función del año el producto que aporta al mercado (los alumnos graduados) presentaría diferencias, por lo que habría años donde los alumnos estarán más especializados en unos aspectos que sus compañeros de otras promociones, o incluso llevándolo a un escenario extremo podríamos tener profesionales con distintos grados de calidad en función de los docentes y los temarios que hayan diseñado a lo largo de su formación. A este hecho, además la organización sufre de una perdida de eficiencia, por disponer de unos profesionales que realizan unas tareas redundantes, para generar unos entregables, los contenidos, que ya fueron realizados.

Ante este escenario, podríamos plantear una reformulación de algunos procesos dándole una transcendencia colectiva, donde se gestione el know-how. Para ello debemos partir que la misión de la organización o parte de ella es ” Aportar al mercado profesionales formados acorde a los mejores prácticas y conceptos”, y por ello entre los diferentes objetivos nos encontraremos que al menos uno será la “Generación y revisión de los contenidos académicos para cada curso”, y teniendo en cuenta al menos un requisito: la existencia de conceptos obligatorios que deben ser desarrollados con el fin de cumplir con la homologación acorde a una norma estatal o privada.

El primer año, deberemos crear el contenido de la totalidad de la materia, acorde a nuestro requisito, para ello la organización designará a uno o varios responsables para tal fin. Una vez creado el contenido, lo difundiremos en la organización. Esto no supone adjuntarlo a un mail y renviarlo cada vez que se estime pertinente, sino  en depositar el conocimiento en una fuente a la cual tendrán acceso todos aquellos que deban impartir la materia  (Ya se trate de un archivador físico, una carpeta en red, o una herramienta de Gestión de Contenidos como podría ser Dropbox, Alfresco o Microsoft Sharepoint). Anualmente la materia base será actualizada por los docentes correspondientes, comprobando si existen cambios en nuestra norma de homologación o por aquellos eventos/entradas que  estimemos: nuevos estudios/técnicas/conceptos que puedan ser incorporados; o a través de la información de los puntos de control del curso, por ejemplo, si en la evaluación de los alumnos del curso anterior vemos que la nota media empeora en determinados temas, podemos reformular esos contenidos o crear material de apoyo con el fin de facilitar su compresión…

La adopción de estas medidas permitirá a los docentes dedicar menos  tiempo en la preparación de los contenidos, ya que sólo deberán actualizar y evolucionar los contenidos en vez de ser creados cada vez que exista una rotación en los docentes, este excendente de tiempo podrá ser invertido en otras tareas como la investigación. La organización disfrutará de un proceso más eficiente, que genera menos estrés a sus miembros, dónde los artefactos generados (las asignaturas) son puestos a disposición de todos los docentes y estudiantes, obteniendo así la homogenización en la formación, además se  asegurará la evolución de los contenidos al convertirse en una actividad reglada por la organización (en base a unos criterios y unos indicadores) y no sólo vendrá determinada por la voluntad e intuición del docente que perdure más de un año en la misma asignatura.

La continua creación de  los mismos artefactos en una organización y la no gestión del saber generado, es una  práctica repetida en más de una ocasión en nuestras organizaciones, independientemente del sector. Este hecho puede venir determinado por el miedo a compartir la información entre los propios compañeros de trabajo (la sensación de seudo-poder por conocimiento propio o por desconocimiento de los demás), o porque la organización no plantea los mecanismos para una gestión del conocimiento generado por sus miembros (como podría ser herramientas de repositorios, falta de mapas de conocimiento, o políticas de recompensas por participar en el desarrollo del conocimiento). Y es que las compañías que gestionan adecuadamente su conocimiento gozan de una mayor capacidad para innovar, detectar fallos, encontrar soluciones creativas y crear productos o servicios más eficientes… lo que les permite adaptarse a las necesidades  y peticiones de un mercado cambiante.

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